Nápověda

1. První kroky

Po registraci si založíte servis: název, který uvidí zákazníci na dokumentech, a zkratku, ze které se skládají čísla zakázek. Obojí jde později změnit v Nastavení → Firma → Údaje firmy.

Nad seznamem zakázek se správci ukáže karta První kroky s pěti body: údaje firmy, zkratka, kontaktní údaje, první zakázka a pozvání kolegy. Odškrtávají se samy, jak je plníte, a po dokončení zmizí. Křížkem je schováte i pro kolegy.

Než si na Jobi zvyknete, můžete si přidat ukázková data: značku, pár oprav s cenami a jednu zakázku. Smazat je jde stejným tlačítkem a nic dalšího to nezmění.

Prvních 30 dní máte celou aplikaci bez omezení. Kolik zbývá, uvidíte v Nastavení → Firma → Předplatné.

2. Příjem zakázky

Novou zakázku založíte tlačítkem + Nová zakázka nad seznamem, nebo klávesou n.

Zákazníka stačí začít psát a Jobi napoví z těch, které už máte. U firmy vyplníte název a IČO ručně; Jobi u něj jen ohlídá, že má osm číslic. Zařízení vyberete z katalogu, nebo napíšete ručně; když je model v katalogu, nabídnou se k němu rovnou opravy i s cenami.

Do jedné zakázky se vejde víc zařízení. U každého se zvlášť eviduje stav při převzetí, příslušenství a fotky.

Nahoře v detailu zakázky je řádek kroků od přijetí po předání se zvýrazněným dalším krokem a tlačítkem, které na něj skočí. Fotky, kontrola, nabídka a faktura jsou nepovinné; jakmile je hotové všechno povinné, řádek zmizí. Kdo ho už nepotřebuje, skryje ho křížkem nebo v Nastavení → Aplikace → Rozhraní.

Kdo chce vědět, kolik času oprava skutečně stála, zapne v Nastavení → Zakázky → Hodinová práce stopky na zakázce: technik v detailu spustí a zastaví práci, vidí se, kdo právě pracuje, a odpracovaný čas jde do KPI techniků ve Statistikách. Ve výchozím stavu je to vypnuté, aby to nikoho nenutilo klikat.

K opravám z ceníku a ručním položkám se přidává i hodinová práce: hodiny × sazba a technik, který ji odvedl. Výchozí sazbu nastavíte v Nastavení → Zakázky → Hodinová práce, u konkrétní práce ji jde přepsat. Na fakturu i dokumenty jde položka jako hodiny × Kč/h.

Před předáním projde technik kontrolu po opravě: šablona se vybere podle zařízení (telefon, počítač, obecná), každá položka je OK, Chyba nebo Neověřeno, u chyby poznámka. Výsledek se tiskne do protokolu. Vlastní šablony jsou v Nastavení → Zakázky → Kontrola po opravě.

Když zákazníkovi půjčíte náhradní zařízení, zapíšete ho v detailu zakázky včetně kauce a vytisknete smlouvu o zápůjčce. Při vrácení stačí jedno tlačítko.

Fotky před opravou se dají nafotit telefonem: v detailu zakázky vygenerujete odkaz, otevřete ho v mobilu a fotky se objeví v zakázce. Nemusíte nic instalovat.

Které údaje jsou povinné, si nastavíte v Nastavení → Zakázky → Povinná pole. Doporučujeme nechat povinný alespoň telefon, jinak nejde poslat SMS ani odkaz na zákaznický portál.

3. Stavy zakázek a automatizace

Stavy si servis pojmenuje sám v Nastavení → Zakázky → Statusy zakázek: název, barva, pořadí a jestli je stav konečný. Konečné stavy odečítají díly ze skladu a zakázka se přesune mezi dokončené.

Na změnu stavu se dají navěsit zprávy. V Nastavení → Komunikace → Automatizace nastavíte pravidlo „když se zakázka dostane do stavu X, pošli šablonu Y“ – typicky „Oprava hotová, můžete si zařízení vyzvednout“.

Automatizace umí hlídat i čas. Pošle upomínku, když zakázka čeká na vyzvednutí déle než zadaný počet dní, nebo žádost o recenzi po výdeji.

Historie každé změny zůstává v zakázce, včetně toho, kdo ji udělal. Když zakázka končí stornem (stav Zrušeno, Storno a podobně), Jobi se zeptá na důvod a uloží ho do historie – hodí se pro statistiku i při sporu se zákazníkem.

4. Tisk a JobiDocs

Jobi tiskne přes doplněk JobiDocs. Je to samostatná malá aplikace, která běží na pozadí a umí tisknout bez dialogového okna – na příjmu tak vyjede zakázkový list jedním kliknutím.

Stáhnout a zapnout ho jde v Nastavení → Dokumenty a tisk → JobiDocs a automatický tisk. Tam se taky nastavuje, které dokumenty se mají tisknout samy a na jaké tiskárně.

Bez JobiDocs se tiskne přes prohlížeč. Funguje to, jen se pokaždé otevře tiskový dialog.

Dokumenty, které Jobi umí: zakázkový list, diagnostický protokol, záruční list, reklamační příjemka a výdejka, smlouva o zápůjčce, faktura, zálohová faktura a dobropis. Hlavička se bere z údajů firmy, u poboček z údajů pobočky.

5. Cenová nabídka a zákaznický portál

Každá zakázka má odkaz na zákaznický portál. Zákazník na něm vidí stav opravy, fotky, cenu a může podepsat převzetí. Odkaz pošlete SMS, nebo ho zkopírujete a pošlete jinou cestou.

Cenovou nabídku sestavíte v detailu zakázky v kartě Zákaznický portál. Položky přidáte z ceníku oprav k danému zařízení nebo ručně, ceny jdou u každé přepsat. Formulář se předvyplní tím, co už na zakázce je.

Zákazník uvidí rozpis položku po položce a nabídku schválí nebo zamítne. Rozhodnutí se okamžitě objeví v zakázce i s časem.

Po schválení přenesete položky jedním tlačítkem do provedených oprav, takže se faktura nemůže rozejít s tím, na čem jste se dohodli.

6. SMS zákazníkům

SMS jsou placený modul a potřebují přidělené telefonní číslo. Zapíná se v Nastavení → Komunikace → SMS.

Zprávy se posílají bez diakritiky. Důvod je cenový: zpráva s háčky se počítá po 70 znacích místo 160, takže by stála dvojnásobek. Text se převádí automaticky, psát můžete česky.

Balíček je strop. Když měsíční limit vyčerpáte, další zpráva se neodešle a Jobi to oznámí. Nic se nedoúčtuje. Kolik zpráv zbývá, vidíte v Nastavení → Firma → Předplatné.

Odpovědi zákazníků chodí do SMS chatů v levém menu, takže konverzace zůstane u zakázky a ne v soukromém telefonu některého z techniků.

7. Faktury a účetnictví

Fakturu vystavíte přímo ze zakázky, položky se převezmou z provedených oprav. Číselné řady, splatnost a údaje pro DPH nastavíte v Nastavení → Firma → Fakturace a DPH.

Když nejste plátce DPH, nechte sazbu nulovou a do patičky faktury se doplní věta, že nejste plátce.

Na faktuře může být QR platba, takže zákazník zaplatí telefonem a nemusíte hlídat variabilní symbol. Stačí vyplnit číslo účtu, IBAN si Jobi odvodí.

Při označení faktury jako zaplacené se Jobi zeptá, čím zákazník platil (hotově, kartou, převodem). Tlačítko Uzávěrka nad seznamem faktur pak ukáže denní uzávěrku: zaplacené doklady daného dne rozdělené podle způsobu platby, s tiskem pro předání pokladny.

Kromě běžné faktury vystavíte zálohovou fakturu (třeba na drahý díl) a po zaplacení ji jedním kliknutím vyúčtujete – záloha se odečte. K vystavené faktuře jde vystavit dobropis. Každý druh má vlastní číselnou řadu (FV, ZF, DB) a doklady na sebe odkazují.

Variabilní symbol se odvodí z čísla dokladu a vpředu má číslici druhu: 1 pro fakturu, 2 pro zálohovou, 3 pro dobropis. Faktura FV2026-0001 tak má symbol 120260001. Bez toho by faktura a zálohová faktura se stejným pořadovým číslem měly symbol shodný a banka by platby nerozeznala. Symbol si můžete u konkrétního dokladu přepsat.

Se zapnutým modulem účetnictví jde faktura odeslat do iDokladu nebo Fakturoidu. Napojení je ve stejné sekci; potřebujete z účetní aplikace API klíč. U iDokladu ho najdete v Nastavení → Aplikace → API, ale je dostupný až od tarifu Oblíbený.

8. Sklad, díly a marže

Ve skladu jsou produkty, jejich počty a nákupní ceny. Produkt jde navázat na model zařízení i na konkrétní opravu, takže se při zadání opravy sám nabídne.

Díl se na zakázce rezervuje, ne hned odepisuje. Ze skladu zmizí, až se zakázka dostane do konečného stavu. Do té doby je vidět, že je zamluvený, a nikdo ho nepoužije na jinou opravu.

U produktu se dá nastavit minimum. Když počet klesne pod něj, Jobi to označí a díl můžete doobjednat u dodavatele přímo z aplikace.

Ve Statistikách je i karta Technici: kdo zakázky přijímá a dokončuje a kolik hodinové práce si kdo zapsal, za vybrané období a pobočku. Bere se z historie zakázek, takže platí, když má každý technik vlastní přihlášení a přezdívku v profilu.

Nákupní ceny se propisují do marže ve Statistikách – uvidíte, kolik na které opravě a kterém technikovi skutečně zůstane.

9. Tým, oprávnění a pobočky

Technik, který má pracovat jen se svou pobočkou, dostane v Nastavení → Tým oprávnění „Jen vlastní pobočka“: vidí a mění jen zakázky, reklamace a faktury své domovské pobočky a přepínač poboček se mu neukáže. Správce a majitel vidí vždy všechno. Hlídá to databáze, ne jen aplikace.

Kolegy pozvete v Nastavení → Lidé a přístupy → Tým a oprávnění. Přijde jim e-mail s odkazem, heslo si nastaví sami.

Role jsou tři. Owner může všechno včetně smazání servisu. Administrátor spravuje tým, nastavení a ceník oprav. Člen dělá zakázky; co přesně smí, se zapíná po jednotlivých právech: zakládat zakázky, měnit stavy, upravovat zákazníky, vidět ceny a náklady, vystavovat faktury.

Počet uživatelů není omezený a neplatí se za ně. Přístup můžete dát i brigádníkovi jen na příjem zakázek.

Pobočky jsou placený modul. Zakázky, sklad a faktury se dají vést odděleně po pobočkách, každá může mít vlastní IČO, bankovní účet a hlavičku dokumentů. Člověk má domovskou pobočku, ale může se přepnout na kteroukoli, ke které má přístup.

10. Import dat a veřejné API

Online rezervace má každý tarif a nastavíte je v Nastavení → Zakázky → Online rezervace: zapnete přijímání, vyplníte adresu servisu, otevírací dny a hodiny a zkopírujete kód formuláře na svůj web. Zákazník napíše, co má za zařízení a kdy chce přijít; rezervace přistane v Kalendáři, kde ji potvrdíte nebo z ní jedním kliknutím založíte zakázku s předvyplněnými údaji. S modulem veřejného API formulář navíc nabídne model a opravy z vašeho ceníku: zákazník si může zaškrtnout i víc oprav najednou a hned vidí předběžnou cenu, jak dlouho to potrvá a kdy bude hotovo. Zakázka založená z takové rezervace už má opravy připravené.

Veřejné API má i zápis s tokenem: přes něj jde zakládat, upravovat a mazat produkty a opravy a spravovat značky, kategorie a modely. Kdo má vlastní pokladnu, e-shop nebo si chce udělat vlastní rozhraní na sklad, nemusí nic klikat v Jobi. Dokumentace je v Nastavení → Firma → Veřejné API.

Zákazníky z jiného systému nahrajete v Zákazníci → Import z CSV: stačí export z předchozí aplikace nebo tabulka z Excelu uložená jako CSV. Sloupce se poznají podle názvů v hlavičce (jméno, telefon, e-mail, firma, IČO, adresa, poznámka) a jdou ručně opravit; zákazník s telefonem, který už v Jobi máte, se přeskočí, takže import jde spustit i opakovaně.

Katalog zařízení a oprav jde nahrát hromadně: v Zařízení je tlačítko Import, které bere textový soubor se značkami, kategoriemi, modely a opravami. Vzorový soubor si stáhnete tamtéž a duplicity se přeskočí samy.

Stejným způsobem jde nahrát produkty do skladu ze sekce Sklad.

Přecházíte-li z jiného programu, napište nám. Převod zakázek a zákazníků děláme jako službu, abyste nezačínali s prázdnou databází.

Veřejné API (placený modul) umí vystavit váš ceník oprav nebo dostupnost skladu na vlastní web, takže se ceny nikde neopisují. Tokeny se spravují v Nastavení → Lidé a přístupy → API; každý token jde kdykoli odvolat.